ANALISIS PENGUKURAN KINERJA PENGADAAN MENGGUNAKAN METODE SINK’S SEVEN PERFORMANCE CRITERIA (Studi Kasus di Universitas Diponegoro Semarang Tahun 2007)

Abstract

Pengukuran kinerja pengadaan di Universitas Diponegoro telah dilakukan dengan melihat segi financial. Pengukuran secara finansial memiliki kelemahan yaitu tidak dapat menjelaskan apakah dengan penyerapan anggaran yang semakin besar maka akan semakin baik efisiensi dan kinerjanya. Ukuran kinerja lain yang penting seperti ketepatan waktu pengiriman barang, kecocokan spesifikasi dan jumlah barang, hingga tujuan dan keinginan pengguna apakah sesuai atau tidak, belum terukur dengan jelas. Pengukuran kinerja pengadaan akan dilakukan menggunakan model Sink’s Seven Performance Criteria, yaitu model pengukuran kinerja yang menggambarkan suatu sistem manajemen sebagai suatu mekanisme untuk membangun siklus perbaikan yang lebih efektif. Hasil perancangan pengukuran kinerja terdiri dari 6 kriteria dengan urutan prioritas sebagai berikut: kriteria Kualitas (31%), kriteria Efisiensi (17.2%), kriteria Efektivitas (17.2%), kriteria Kualitas Kehidupan Kerja (13.8%), kriteria Budgetabilitas (11.6%), dan kriteria Inovasi (9.2%). Dari keenam kriteria kinerja tersebut, diperoleh rancangan akhir 32 KPI yang berisi: 17 KPI Kuantitatif dan 15 KPI Kualitatif. Berdasarkan hasil pengukuran kinerja dengan Objective Matrix dan Traffic Light System, menunjukkan bahwa kinerja pengadaan tahun 2007 adalah sebesar 4.564 yang berada dalam kategori warna kuning yang berarti pencapaian kinerjanya ini sudah cukup baik meskipun nilainya mendekati kategori buruk, sehingga masih perlu ditingkatkan lagi. Dari hasil analisis Importance – Performance Matrix, diperoleh indikator-indikator yang berada dalam zona penting tetapi ternyata kinerjanya masih rendah. Indikator tersebut adalah Efisiensi waktu, Efisiensi jumlah personil, Pemborosan waktu, Pemborosan personil, Jumlah lelang gagal/lelang ulang, Jumlah keluhan pengguna, Jumlah penyedia ingkar kontrak, dan Inovasi proses. Oleh karena itu rekomendasi diutamakan untuk indikator-indikator di atas.

Kata Kunci: Pengukuran kinerja Pengadaan, Key Performance Indicators, Sink’s Seven Performance Criteria, Objective Matrix, Traffic Light System..

Procurement performance measurement at the University of Diponegoro was done by looking at the financial aspect. Measurement weakness of financially unable to explain whether the absorption of the bigger budget will increase both the efficiency and performance. Another important performance metrics such as delivery timeliness, suitability specifications and quantity of goods, until the goals and desires of the user whether it is appropriate or not, has not clearly measurable. Procurement performance measurement will be done using the model of Sink's Seven Performance Criteria, ie performance measurement model that describes a management system as a mechanism to build a more effective repair cycle. Results of performance measurement design consisted of six criteria in the order of priority as follows: Quality criteria (31%), the criteria of efficiency (17.2%), effectiveness criteria (17.2%), Quality of Work Life criteria (13.8%), Budgetabilitas criteria (11.6%) , and the criteria of innovation (9.2%). Of the six performance criteria, it is obtained the final draft that contains 32 KPIs: 17 KPI Quantitative and Qualitative KPI 15. Based on the results of performance measurement with Objective Matrix and Traffic Light System, show that the performance of procurement in 2007 amounted to 4564 which is in the yellow category, which means the achievement of this performance was quite good although the value approached the bad category, so that still needs to be increased again. From the results of analysis of Importance - Performance Matrix, obtained by the indicators that are in critical zone but was still low performance. Indicators are time efficiency, efficiency of personnel, waste time, waste of personnel, number of failed auctions / auction again, complaints of users, number of provider contracts broken, and the innovation process. Therefore, priority recommendations for the indicators above.

Keywords: Procurement performance measurement, Key Performance Indicators, Sink's Seven Performance Criteria, Objective Matrix, Traffic Light System ..