Pengendalian Hak Akses pada Electronic Document and Records Management System di Kementerian Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia

*Naila Rahma -  Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Indonesia, Indonesia
Nina Mayesti -  Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Indonesia, Indonesia
Received: 4 Apr 2019; Revised: 11 Jun 2019; Accepted: 18 Jun 2019; Published: 4 Aug 2019; Available online: 28 Jun 2019.
Open Access
Citation Format:
Article Info
Section: Articles
Language: ID
Full Text:
Statistics: 218 206
Abstract

Artikel ini membahas Electronic Document and Records Management System (EDRMS) di Kementerian Kelautan dan Perikanan (KKP) Republik Indonesia. KKP telah mengimplementasikan EDRMS bernama Sistem Kearsipan (SIKap) sejak tahun 2012, untuk menunjang pengelolaan rekod elektronik. Fokus pembahasan artikel ini adalah bagaimana KKP mengendalikan akses terhadap rekod elektronik di SIKap, dalam rangka menjaga keamanan sistem. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengidentifikasi persyaratan EDRMS dari International Council of Archives (ICA) yang dipenuhi oleh SIKap terkait keamanan rekod elektronik dalam sistem, serta bagaimana hal tersebut diimplementasikan. Data didapatkan melalui observasi partisipatif yang dilakukan berdasarkan persyaratan fungsional EDRMS yang ditetapkan ICA terkait dengan pengendalian akses dan keamanan dalam sistem, yaitu persyaratan nomor 91 hingga 107. Data pelengkap didapatkan melalui wawancara yang dilakukan dengan arsiparis. Hasil temuan penelitian menunjukkan bahwa SIKap mengaplikasikan kebijakan terkait dengan pengendalian akses dan keamanan pada rekod elektronik dalam sistem, yang dikontrol oleh admin. Dari 17 persyaratan yang ditetapkan, 13 persyaratan dipenuhi oleh SIKap, meskipun perlu dilakukan penyesuaian terlebih dahulu agar dapat memenuhi kebutuhan pengelolaan rekod di KKP. Akses dan keamanan pada rekod elektronik di SIKap dikendalikan oleh admin dengan cara mengaplikasikan lapisan keamanan ke masing-masing rekod elektronik dan pengguna sistem, untuk memastikan pengguna hanya dapat mengakses rekod yang dibuka aksesnya untuk mereka.

Keywords
pengendalian akses; EDRMS; rekod elektronik; pengelolaan rekod hibrid; keamanan dalam sistem

Article Metrics:

  1. Ab Aziz, Azlina, Zawiyah Mohammad Yusof, Umi Asma’ Mokhtar, and Dian Indrayani Jambari. 2018. “Electronic Document and Records Management System Implementation in Malaysia: A Preliminary Study of Issues Embracing the Initiative.” Pp. 585–91 in Transforming Digital Worlds, edited by G. Chowdhury, J. McLeod, V. Gillet, and P. Willett. Springer International Publishing. (Retrieved: https://doi.org/10.1007/978-3-319-78105-1_65)
  2. Bantin, Philip C. 2008. Understanding Data and Information Systems for Recordkeeping. New York: Neal-Schuman Publishers, Inc.
  3. Creswell, John W. 2014. Research Design - Qualitative, Quantitative, & Mixed Methods Approaches. Vol. 4th Ed.
  4. Ellis, Judith. 2008. “Implementing a Solution for Electronic Recordkeeping in the Public Sector.” Pp. 163–85 in Managing Electronic Records, edited by J. Mcleod and C. Hare. London: Facet Publishing.
  5. HP Software Big Data. 2015. Choosing an EDRMS for Best Practice Records Management. (Retrieved: https://cdn.shopify.com/s/files/1/0605/7777/files/HPE_Choosing_EDRMS.pdf)
  6. Imine, Youcef, Ahmed Lounis, and Abdelmadjid Bouabdallah. 2018. “Revocable Attribute-Based Access Control in Multi-Authority Systems.” Journal of Network and Computer Applications 122(January):61–76. (Retrieved: https://doi.org/10.1016/j.procs.2018.05.078)
  7. International Council on Archives. 2008. Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments – Module 2: Guidlines and Fuctional Requirements for Electronic Record Management Systems.
  8. Lo, Nai Wei, Ta Chih Yang, and Ming Huang Guo. 2015. “An Attribute-Role Based Access Control Mechanism for Multi-Tenancy Cloud Environment.” Wireless Personal Communications 84(3):2119–34. (Retrieved: https://doi.org/10.1007/s11277-015-2515-y)
  9. Mcleod, Julie and Catherine Hare, eds. 2008. Managing Electronic Records. London: Facet Publishing.
  10. Republik Indonesia. 2009. Undang-Undang No 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Jakarta: Sekretariat Negara Republik Indonesia.
  11. Safady, William. 2012. Managing Electronic Records. 4th Edition. New York: Neal-Schuman Publishers, Inc.
  12. Sendrian, Rengga. 2013. “Penerapan Standar Internasional Dalam Fitur Registrasi Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Di Kementerian Pertanian.” Universitas Indonesia.
  13. Smallwood, F. Robert. 2013. Managing Electronic Records: Methods, Best Practices, and Technologies. New Jersey: John Wiley & Sons.
  14. Wang, Ziheng. 2015. “Analysing the Impact of Electronic Health Records” edited by S. Siuly, I. Lee, Z. Huang, R. Zhou, H. Wang, and W. Xiang. Health Information Science 17(3):156–63. (Retrieved: https://doi.org/10.1007/978-3-030-01078-2_14)
  15. Wijaya, Muhammad. 2013. “Penerapan Persyaratan Fungsional Administrasi Rekod Elektronik Studi Kasus World Bank Indonesia.” Universitas Indonesia.
  16. Williams, Caroline. 2006. Managing Archives: Foundations, Principles, and Practice. Oxford: Chandos Publishing (Oxford) Limited.